Sponsorihakemuksen pohja: muokattava runko ja esimerkit
Sponsorihakemukselle ei ole yhtä oikeaa mallia. Tämä pohja on runko, jonka avulla pääset alkuun. Muokkaa se aina sen yrityksen tarpeisiin, jota olet lähestymässä.
Sponsorointiuutisten toimitus
Osa yrityksistä haluaa, että niitä lähestytään valmis idea edellä. Toiset kehittävät ideat mieluummin yhdessä kohteen kanssa. Siksi sama hakemus ei sovi kaikille, eikä tätä pohjaa kannata lähettää sellaisenaan. Käytä sitä muistilistana siitä, mitä yrityksen pitää tietää teistä ja mitä teidän pitää tietää yrityksestä.
Taustaksi kannattaa lukea juttumme Sponsorihakemus: ei yhtä oikeaa mallia, näin erotut joukosta. Siinä kerrotaan myös, mistä isot yritykset Suomessa ottavat sponsorointi- ja tukihakemuksia vastaan.
Ennen kuin kirjoitat
- Tarkista yrityksen oma hakukanava. Jos yrityksellä on lomake tai kiinteä hakujakso, käytä sitä. Pohjaa voi silloin käyttää vastausten valmisteluun.
- Tutustu yritykseen. Selvitä sen tavoitteet, asiakkaat, toimialue, nykyiset kumppanuudet ja sponsorointiperiaatteet.
- Harkitse tapaamista. Keskustelussa selviää usein nopeammin kuin kirjeenvaihdossa, mitä yritys tavoittelee. Ensimmäinen viesti voi olla myös lyhyt tapaamispyyntö.
- Käytä suhteita. Sponsorihakemus on myyntiä, ja myynti on kovaa työtä. Suositus yhteiseltä tuttavalta tai aiempi kohtaaminen avaa ovia.
- Yksilöurheilija: harkitse manageria. Managerilla on usein valmiit yhteydet yrityksiin ja kokemusta neuvotteluista.
- Aloita ajoissa, jos tavoite on pidempi yhteistyö. Yritystä voi lähestyä milloin vain, mutta sopimusneuvottelut vievät aikaa.
Lataa pohja
Lataa sponsorihakemuksen pohja Word-tiedostona (.docx)
Tiedostoa voi muokata esimerkiksi Wordissa, Google Docsissa tai LibreOfficessa. Sama sisältö on alla.
Pohjan osiot
Hakasulkeissa olevat kohdat ovat täyttöohjeita. Esimerkit ovat kuvitteellisen Esimerkkilän Pallo ry:n hakemuksesta. Seura, luvut ja summat on keksitty, eivätkä ne kuvaa todellista seuraa tai yritystä.
1. Aihe ja vastaanottaja
[Kirjoita otsikko, josta näkyy heti, kuka ehdottaa ja mitä. Osoita viesti nimetylle henkilölle, jos tiedät, kuka yrityksessä vastaa kumppanuuksista.]
Esimerkki: Yhteistyöehdotus: Esimerkkilän Pallo ry:n junioritoiminta ja [yrityksen nimi]
2. Keitä olemme
[Kerro kahdella tai kolmella lauseella, keitä olette, mitä teette ja missä. Ota mukaan vain tieto, jolla on merkitystä juuri tälle yritykselle.]
Esimerkki: Esimerkkilän Pallo ry on vuonna 1998 perustettu salibandyseura. Seurassa pelaa 240 junioria ja kaksi aikuisten joukkuetta, ja kotiottelut pelataan Esimerkkilän liikuntahallissa.
3. Miksi otamme yhteyttä juuri teihin
[Näytä, että olet tutustunut yritykseen. Kerro, mikä sen tavoitteissa, asiakkaissa tai toimialueessa liittyy teidän toimintaanne. Jos yrityksen tarpeet eivät selviä julkisista lähteistä, sano se suoraan ja ehdota keskustelua.]
Esimerkki: Sponsorointiperiaatteidenne mukaan tuette lasten ja nuorten liikuntaa Esimerkkilän alueella. Lähes kaikki junioriemme perheet asuvat samalla alueella, ja kohtaamme heidät joka viikko harjoituksissa ja otteluissa.
4. Ehdotus tai keskustelun avaus
[Valitse lähestymistapa yrityksen mukaan. Jos yritys toivoo valmista ideaa, kuvaa yhteistyö lyhyesti. Jos se kehittää ideat mieluummin yhdessä, kerro lähtökohta ja ehdota tapaamista.]
Esimerkki (valmis idea): Ehdotamme, että [yrityksen nimi] on junioritoimintamme pääyhteistyökumppani vuonna 2027. Yhteistyö näkyisi perheille suunnattuina tapahtumina kotiotteluissa.
Esimerkki (yhdessä kehittäminen): Meillä on ajatus perheille suunnatuista kotiottelupäivistä, mutta haluaisimme ensin kuulla, mitä te tavoittelette. Sopisiko teille puolen tunnin tapaaminen?
5. Yleisö ja tavoittavuus
[Kerro, keitä tavoitatte ja kuinka paljon. Käytä lukuja, jotka voit todentaa, esimerkiksi jäsenmäärä, katsojamäärä, tapahtuman kävijät tai seuraajat somessa. Kerro, miten yleisönne vastaa yrityksen asiakaskuntaa.]
Esimerkki: Kotiotteluissamme käy kauden aikana noin 6 000 katsojaa. Seuran uutiskirje tavoittaa 900 perhettä, ja Instagram-tilillämme on 3 200 seuraajaa.
6. Mitä yritys saa
[Kuvaa vastikkeet yrityksen tavoitteen pohjalta. Ne voivat olla näkyvyyttä, sisältöä, tapahtumia tai etuja yrityksen asiakkaille tai henkilöstölle. Moni yritys arvostaa aitoa kumppanuutta enemmän kuin pelkkää logonäkyvyyttä.]
Esimerkki: Järjestämme yhdessä kaksi perhepäivää kotiotteluissa, ja yrityksellä on niissä oma toimintapiste. Junioreiden perheet saavat yrityksen tarjoaman edun, ja teemme kauden aikana neljä yhteistä somejulkaisua.
7. Miten tuloksia seurataan
[Ehdota mittareita, joista yritys näkee, toteutuiko sen tavoite. Sopikaa mittarit ja raportointi yhdessä.]
Esimerkki: Raportoimme kauden jälkeen perhepäivien kävijämäärät, etukoodin käyttökerrat ja yhteisten julkaisujen tavoittavuuden. Ehdotamme lisäksi väliarviota kauden puolivälissä.
8. Aikataulu ja kesto
[Kerro, milloin yhteistyö alkaisi ja kuinka pitkään se kestäisi. Pidempi yhteistyö kannattaa laittaa alulle hyvissä ajoin. Jos yrityksellä on hakujakso, varmista, että hakemus ehtii siihen.]
Esimerkki: Yhteistyö alkaisi 1.8.2027 ja kestäisi yhden kauden. Jos yhteistyö toimii molempien mielestä, keskustelemme mielellämme jatkosta.
9. Mitä pyydämme
[Kerro selvästi, mitä pyydätte: rahaa, tuotteita, palveluja tai näiden yhdistelmää. Jos haluatte sopia summasta vasta tapaamisessa, kerro se.]
Esimerkki: Esitämme yhteistyön arvoksi 4 000 euroa kaudessa. Summasta ja sisällöstä voidaan sopia tarkemmin tapaamisessa.
10. Seuraava askel ja yhteystiedot
[Ehdota konkreettista seuraavaa askelta ja kerro, kuka vastaa yhteistyöstä. Lisää nimi, rooli, puhelinnumero ja sähköposti.]
Esimerkki: Soitan teille ensi viikolla ja kysyn, sopisiko tapaaminen. Tavoitatte minut myös suoraan: [nimi], yhteistyövastaava, Esimerkkilän Pallo ry, [puhelinnumero], [sähköposti].
Liitteet (valinnainen)
[Liitä vain aineisto, joka tukee ehdotusta, esimerkiksi lyhyt esittely, yleisötiedot tai kuvia aiemmista tapahtumista. Jos yrityksellä on hakulomake, tarkista, mitä liitteitä se pyytää.]
Esimerkki: Liitteenä kauden otteluohjelma ja yhden sivun esittely seurasta.
Tarkista ennen lähettämistä
- Onko hakemus muokattu tälle yritykselle, vai sopisiko se sellaisenaan kenelle tahansa?
- Kertooko hakemus, mitä yritys saa, eikä vain sitä, mitä te tarvitsette?
- Oletko tarkistanut yrityksen rajaukset, esimerkiksi toimialueen ja sen, tukeeko se yksilöurheilijoita?
- Käytätkö yrityksen omaa hakukanavaa, jos sillä on sellainen?
- Ovatko luvut ajantasaisia ja todennettavia?
- Onko hakasulkeet ja esimerkkitekstit poistettu?